Cách đọc chính tả trong Word và Outlook khi ngoại tuyến

Câu trả lời ngắn gọn: Nút Dictate của Microsoft Word không hoạt động khi ngoại tuyến. Trong Microsoft 365, Dictate gửi giọng nói của bạn đến đám mây của Microsoft, vì vậy nó cần có kết nối internet và một tài khoản đã đăng nhập. Để đọc chính tả vào Word hoặc Outlook khi tắt Wi-Fi, bạn chạy một ứng dụng riêng thực hiện việc nhận dạng ngay trên máy tính của mình — rồi nói vào Word y như trước. Đó là toàn bộ bí quyết, và việc thiết lập chỉ mất khoảng ba phút.

Vì sao nút Dictate của Microsoft cần có internet

Nút Dictate trong Word, Outlook, và PowerPoint là một dịch vụ trực tuyến của Microsoft 365. Âm thanh từ micro của bạn được truyền đến máy chủ giọng nói của Microsoft, chuyển thành văn bản ở đó, rồi văn bản được gửi trở lại vào tài liệu của bạn. Đó là lý do vì sao nút này bị làm mờ hoặc im lặng khi bạn ngoại tuyến, và vì sao nó cần có thuê bao Microsoft 365 đang hoạt động cùng một tài khoản đã đăng nhập. Thanh gõ bằng giọng nói của Windows (Win+H) cũng vậy — nó mặc định dùng dịch vụ giọng nói trực tuyến của Microsoft và tạm dừng sau vài giây im lặng.

Không có điều gì trong số đó là một lời chê trách — nhận dạng trên đám mây là một thiết kế hợp lý. Nó chỉ đơn giản là không phải một thiết kế ngoại tuyến . Nếu bạn làm việc trên tàu, trong phòng khám, trên một chiếc máy bảo mật, hay bất cứ nơi nào có kết nối không ổn định, bạn cần một công cụ nhận dạng ngay trên chính thiết bị của mình.

Đọc chính tả trên đám mây so với đọc chính tả ngoại tuyến, so sánh trực tiếp

Cách đọc chính tả trong Word khi ngoại tuyến, từng bước

Một ứng dụng đọc chính tả ngay trên thiết bị chạy ngầm và gõ chữ vào bất kỳ cửa sổ nào đang có con trỏ của bạn. Đây là toàn bộ quy trình:

1. Cài đặt một ứng dụng đọc chính tả ngay trên thiết bị. CaringDictate là tải xuống một lần của khoảng 140 MB. Trong ba câu hỏi thiết lập nó tải xuống mô hình giọng nói để máy tính của bạn; sau đó, không có internet cần thiết.
2. Mở tài liệu Word của bạn và nhấp vào nơi bạn muốn gõ chữ. Không có gì thay đổi về Word cả — bạn chỉ đang đặt con trỏ ở đó thôi.
3. Nhấn phím nói của bạn và bắt đầu nói. Mặc định là phím Ctrl phải; bạn có thể thay đổi nó thành bất kỳ phím nào hoặc nút chuột. Nói tự nhiên — các từ sẽ xuất hiện trong tài liệu khi bạn nói.
4. Nói ra dấu câu của bạn. Nói "phẩy", "chấm", hoặc "xuống dòng" và chúng sẽ được chèn vào. Nhấn phím nói một lần nữa để dừng lại.

Vì việc nhận dạng diễn ra ngay tại máy, bạn có thể ngắt hoàn toàn kết nối mạng mà nó vẫn tiếp tục hoạt động. Các bước tương tự cũng áp dụng cho Outlook — nhấp vào nội dung email và bắt đầu nói.

Đọc chính tả trong Outlook khi ngoại tuyến

Chức năng Dictate riêng của Outlook cũng là cùng một dịch vụ đám mây đó, nên nó cũng không thể hoạt động ngoại tuyến vì cùng lý do. Với một công cụ xử lý ngay trên thiết bị, bạn chỉ cần nhấp vào nội dung email (hoặc dòng tiêu đề) rồi nhấn phím nói. Nó hoạt động trên cả Outlook trên máy tính lẫn Outlook trên web, vì ứng dụng gõ chữ ở cấp độ Windows chứ không gắn riêng vào Outlook. Trả lời email, email dài, và chuyển tiếp email đều hoạt động theo cách giống nhau.

Còn Excel và các ứng dụng khác thì sao?

Excel chưa bao giờ có nút Dictate, nhưng một công cụ đọc chính tả ngay trên thiết bị không quan tâm bạn đang ở chương trình nào. Nhấp vào một ô hoặc thanh công thức, nhấn phím nói, và nói ra giá trị hay ghi chú. Điều tương tự cũng đúng với Notepad, thanh địa chỉ trình duyệt, các ứng dụng chat, và biểu mẫu web — bất cứ nơi nào con trỏ văn bản nhấp nháy, bạn đều có thể nói. Phạm vi hoạt động toàn hệ thống đó chính là lợi thế thực tế của đọc chính tả ngay trên thiết bị so với một nút chỉ tồn tại bên trong một ứng dụng.

Đọc chính tả ngoại tuyến có chính xác bằng đám mây của Microsoft không?

Với việc viết hằng ngày, về cơ bản là có. CaringDictate chạy một mô hình nhận dạng thuộc dòng Whisper ngay tại máy, mang lại độ chính xác ngang tầm đám mây cho những chiếc máy tính bình thường. Một dịch vụ đám mây vẫn có thể nhỉnh hơn một chút với từ vựng kỹ thuật hiếm gặp, nhưng với email, thư từ, ghi chú, và tài liệu, sự khác biệt là rất nhỏ — và độ chính xác phụ thuộc vào micro cùng tiếng ồn xung quanh nhiều hơn là vào nơi diễn ra việc xử lý. Bài so sánh độ chính xác đi sâu hơn vào vấn đề này.

Để có góc nhìn toàn diện hơn, hãy xem hướng dẫn đầy đủ về đọc chính tả ngoại tuyến, so sánh CaringDictate với gõ bằng giọng nói của Windows, và hướng dẫn Microsoft Word.

Câu hỏi thường gặp

Đọc chính tả trong Word & Outlook ngoại tuyến — Câu hỏi thường gặp

Dictate của Microsoft Word có hoạt động ngoại tuyến không?

Không. Nút Dictate trong Microsoft 365 Word, Outlook và PowerPoint gửi giọng nói của bạn đến đám mây của Microsoft để nhận dạng, vì vậy nó yêu cầu kết nối internet hoạt động và tài khoản Microsoft 365 đã đăng nhập. Tắt Wi-Fi và nút Dictate sẽ ngừng hoạt động. Để đọc chính tả vào Word mà không có internet, bạn cần một công cụ chạy nhận dạng trên máy tính của mình, chẳng hạn như CaringDictate.

Làm sao để đọc chính tả trong Outlook mà không cần kết nối internet?

Tính năng Dictate tích hợp của Outlook dựa trên đám mây, vì vậy nó sẽ không hoạt động ngoại tuyến. Thay vào đó, hãy chạy một ứng dụng đọc chính tả trên thiết bị ở chế độ nền: nhấp vào nội dung thư Outlook, nhấn phím nói của bạn và nói — các từ sẽ được nhập thẳng vào email. CaringDictate thực hiện điều này trong bất kỳ cửa sổ Outlook nào (máy tính để bàn hoặc web) mà không cần kết nối và không yêu cầu Microsoft 365.

Gõ bằng giọng nói của Windows (Win+H) có hoạt động ngoại tuyến không?

Điều này tùy thuộc vào từng công cụ. Tính năng gõ bằng giọng nói của Windows (phím Windows + H) mặc định sử dụng dịch vụ giọng nói trực tuyến của Microsoft, và một số bản dựng Windows có cung cấp gói ngôn ngữ ngoại tuyến. Windows 11 cũng có Voice Access, mà Microsoft cho biết hoạt động được ngay cả khi không có internet. Cả hai đều miễn phí — hãy thử trước. CaringDictate thực hiện nhận dạng ngay trên máy tính của quý vị, đó là lý do một số người chọn công cụ này để làm việc ngoại tuyến.

Tôi có thể đọc chính tả vào Excel khi ngoại tuyến không?

Excel không có nút Dictate tích hợp sẵn, nhưng một công cụ đọc chính tả ngay trên thiết bị sẽ gõ chữ ở bất cứ nơi nào con trỏ của bạn đang ở — kể cả một ô tính hay thanh công thức. Nhấp vào ô, nhấn phím nói, nói ra giá trị hay ghi chú, và nó sẽ xuất hiện. CaringDictate hoạt động trong Excel giống hệt như trong Word, vì nó gõ chữ ở cấp độ Windows chứ không phụ thuộc vào một ứng dụng cụ thể nào.

Tôi có cần Microsoft 365 để đọc chính tả trong Word không?

Đối với tính năng Dictate của Microsoft, có — đó là một dịch vụ đám mây của Microsoft 365 gắn liền với gói đăng ký và đăng nhập của bạn. Một công cụ độc lập chạy trên thiết bị không cần cả hai: CaringDictate nhập liệu vào Word (bất kỳ phiên bản nào, bao gồm Office mua một lần và phiên bản web miễn phí) mà không cần đăng ký Microsoft 365, tài khoản hoặc kết nối internet.